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医药信息化:实现ERP与GMP的完美结合
2009-12-23 10:00 来源: 作者:伊人诚类

  据了解,前不久,在医药行业处于全国领先地位的江苏省全面启动了医药行业信息化管理。其实,在整个医药行业,用信息化去提升管理效率,降低成本,增加利润,已经是很多企业不得不做的事情。企业希望通过实施信息化,使管理水平上一个台阶,同时能够对近年来整体利润不断滑坡的趋势起到止跌回升的作用。

  向管理信息化要效益

  “不在于你拥有多少资源,而在于你利用了多少资源”,在制造业信息化工作不断推向前进的今天,以信息技术改造传统制造业这一战略方针,也正在从口号变为现实的行动。而医药行业在近年来利润空间不断压缩的情况下,很多医药企业开始眼光向内,实施信息化管理,以达到降费增效目的。一些医药企业已经从信息化管理改革中尝到了甜头。江苏恒瑞医药股份有限公司信息总监王卫列笑对记者说,恒瑞医药的信息化成果是”逼“出来的。1995年以来,恒瑞医药平均年增长速度保持在40%左右,随着经营规模的不断扩大,企业内部管理的压力越来越大--传统的管理模式已经很难适应和支持企业如此快的发展速度,带来了很多问题:销售未终结时数据无法统计,客户应收账款管理不完善,相当数额的应收款不能及时收回,容易发生坏账;采购物资不能货比三家,经常发生临时采购,致使成本得不到有效控制;库存物资管理水平不高,账面上不能真实反映实际库存的数量、金额等等。还有,企业原有的财务管理软件和分销管理系统由于不是一家软件公司的产品,所以无法完全对接。面对种种问题,恒瑞医药下决心要在信息化方面有所作为,打造一个能够承载企业快速发展的平台。

  2003年1月至2004年12月,恒瑞医药与浪潮集团通用软件有限公司合作,成功实施了具有医药行业特色的ERP管理系统,其中包含了财务管理、采购管理、库存管理、销售管理、人事管理、生产计划、车间管理、GMP质量管理和领导查询系统以及分销系统,企业新老厂区160多台电脑联网操作,业务流程清晰通顺,各级管理层可及时了解业务工作进展情况。如今,恒瑞医药的ERP系统已经进入稳定运行阶段。

  王卫列告诉记者,ERP给企业带来的经济效益非常可观:2003年末库存总额与上年同比下降30%,库存周转率提高40%;2003年4月至12月,仅销售部门根据ERP系统的分析和应收账款明细就将应收款总额降低了40%,延期交货减少30%;物流配送服务水平大幅提高,与2002年相比,准时交货率平均提高30%,误期比例下降25%;有了及时准确的生产计划信息,采购人员可以集中精力进行供应商选择和比值比价,使采购时间缩短30%;由于信息集成度高,各项计划优化,生产计划准确率提高30%。”还有很多效益是无法用数字估量的。“王卫列说,实施信息化以后,通过销售合同签约、发货和销售回款分析,加强了市场营销的科学决策,促进了销售额的稳步增长。

  GMP为信息化奠定了基础

  信息技术和网络技术不仅改变了全球市场竞争的模式,在很大程度上也改变了制造的模式,改变了企业的管理模式。

  为更好地了解和把握我国医药企业信息化发展的现状与趋势,国家信息中心组织成立的”企业信息化与新型工业化道路“课题组在2004年启动了”中国医药企业信息化现状与趋势“大型课题研究,重点对已通过GMP认证的制药企业和部分医药流通企业、医药装备企业的信息化建设现状进行专项调查,并根据调查反馈意见推出《中国医药企业信息化发展报告》。报告指出,在制药企业中,已设立信息化机构且有专人负责的占总数的80%。在医药企业中,已接通互联网的占 96%,已建有局域网的有88.7%,对信息化投入资金的医药企业也由2003年的20%直升到2005年的58%。调查显示,医药企业中已实施ERP系统的占37.7%,正在进行ERP系统建设的15.4%,拟建立的31.4%,暂时没有打算的15.4%。

  东南大学CIMS中心集成化信息管理和决策研究室主任、江苏省企业信息化带动工业化专家组成员夏安邦教授认为,与机械制造业等行业相比,医药行业的信息化虽然起步较晚,但是进展很快,节约成本、提升管理的效果比较明显。药品是一种特殊商品,其生产和销售过程的控制与其他工业产品不同。我国的医药生产企业在经受了GMP认证的洗礼后,硬件条件、管理水平和人员素质都有了很大提高,但要想切实巩固好GMP认证成果,提高企业的管理水平,除了要进一步完善和优化企业的各项管理制度和流程,提高标准操作和管理规程的协调性外,引入先进的管理思想和信息技术是非常必要的。于是,信息化与GMP形成了相互促进、相互制约的关系,GMP的规范成为医药行业实现信息化得天独厚的优势,实现信息化又反过来会巩固GMP的认证成果。

  走出”成功难“的怪圈

  没有医药企业的信息化,就不可能有医药企业的现代化,但成少败多是目前医药企业实施ERP的残酷现实,某知名药企与本土软件公司金蝶公司合作失败的消息更是让许多酝酿上ERP的医药企业放慢了信息化的脚步。但同样是采用ERP,成功的例子也不算少,如恒瑞药业、东阿阿胶、紫竹药业等,那么,医药行业信息化成败的关键是什么呢?

  夏安邦说,目前医药企业信息化最大的问题,是软件规范与实际运作流程之间的鸿沟使软件公司与企业双方在合作中难以磨合。由于我国企业的信息化改造还处于初级阶段,多数制药企业的各级管理人员对企业信息化的具体实施没有经验,加上对外部信息的不了解与部门利益的制约,企业提不出一个系统的需求清单。而且很多企业具体负责项目的人员都是企业信息部门的主管,对企业的总体情况和管理流程并不熟悉,其权力也非常有限。假如软件供应商指派的项目经理工作能力和经验不足,再遇到基层单位的不配合和不支持,就更难以获知企业的真实需求。由于需求调查和分析的不彻底,在不少情况下软件供应商只能将定型的商品软件提交给企业。结果是,到了项目验收阶段,基层单位才真正明白信息化是怎么回事,此时才会提出各种需求和问题,要求软件供应商加以解决,不少项目就是因为这样多次不断地进行返工而逐渐变成了”胡子工程“。软件一旦不能给企业带来真正的效益,必然就会引起用户的不满,于是,各种矛盾便会一起暴露出来,引起种种纠纷。

  中国工程院院士孙家广为指导企业实施ERP提出了”三三原则“,即三贴近、三赢利、三集成。企业信息化的数字化要贴近实际需要、贴近企业的需求、贴近最终的操作用户。只有做到三贴近,这个信息化和ERP才能得到企业的欢迎,得到最终用户的欢迎。三赢利就是要让企业长期得到实惠,让软件开发商得到实惠,获得赢利,同时还要让中介服务商得到实惠。三集成是指这项工程需要国家、地方、企业三种资源集成起来推进信息化。

  浪潮通用软件有关负责人告诉记者,与恒瑞医药的成功合作得益于双方的互动,实施ERP不是为信息化而信息化,它需要软件商和企业的相互了解、全力协同。历经五次升级,恒瑞医药已经成为江苏省第一个在制造流通领域实现ERP全程管理的企业。浪潮在深入了解医药行业的基础上,又对如何使ERP与行业标准GMP结合做出了有益的探索和尝试。

  夏安邦把ERP的成功归结为三个层次:进、销、存和财务系统的成功;实现生产管理、成本控制、质量控制;为企业构建一个创新的环境,并最终提升企业的核心竞争力

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