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妨碍财务信息化管理效果两大因素
2008-08-13 11:06 来源:倪小红 作者:IT专家网

  财务信息化管理虽然是发展的最成熟的企业信息化应用之一,但是,到现在为止,笔者发现企业在财务信息化管理中,还有一些不完善的地方。笔者现在把自己工作中,发现的妨碍财务信息化管理效果的二大因素揭露出来,希望大家能够对其有一个清醒的认识。

  一、 财务管理信息化是财务部门的事情,部门孤岛现象严重。

  确实,财务管理软件基本上是财务人员在用,但是,是否财务管理信息化只是财务部门一个部门的事情呢?其实不然。一方面,财务管理信息化要做的好,首先必须要有数据来源。巧妇难为无米之炊,若不能够保证数据的质量,则财务管理系统再怎么强,也不能够开花结果,得出可用的数据。所以,要保障企业财务管理信息化取得好的效果,首先就需要其它部门配合,提供质量比较高的原始数据。另一方面,财务信息管理系统用的好的话,其他各个部门也可以从中享受实惠。如我们可以自定义一个到期应收帐款余额表,然后分配相关的权限,让销售人员可以实施查询到自己所负责的客户的回款情况,而不需要每次都向财务人员询问等等。所以,财务管理信息化不是财务部门一个部门的事情,也不是只有他们一个部门可能从中享受到益处。

  1、其他部门可以按照财务部门提供的单据格式,提供相关的数据。由于财务管理系统需要运作的话,必须要有数据来源。如每天企业的收货信息或者企业的出货信息等等。很多客户的常见做法是,根据其他部门的书面单据,一笔笔的输入到财务管理系统中去。这是一种效率不高的行为。

  其实,其他部门除了做这个一笔笔的原始凭证之外,他们还没做每日的报表。我们为什么不规范一下各个部门的报表,让这个报表可以直接导入到财务管理系统,免去手工输入的麻烦呢?

  笔者曾经在一家客户做过试验。他们原先出于管理方面的原因,如财务部门无法要求其他部门按他们的要求提供报表,按他们的话说,他们只要能够按时把这个原始凭证递交给他们就好了,他们可不奢望其他部门人员能够按他们要求的格式提供数据。结果,刚开始的时候,企业采用比较传统的处理方式,单据内容一笔笔的录入,效果自然不理想。后来笔者看看财务管理系统运行效果不错,就直接向企业的一把手反映了这种情况,建议他协调各个部门的关系,做好这个部门之间的衔接工作。还好,这个领导人还是比较开通的,听从了我的建议。各个部门人员规范了相关的格式,每天提供相关的报表,然后通过财务管理系统的导入接口,把相关的数据导入到财务管理系统中去。如此处理,经过三个月的协调,后来,财务管理系统的运新效率提高了好几倍。如工资薪资的统计,以前行政部门做好考勤统计,然后财务人员进行工资计算、汇总,再输入系统,然后再打印出来给行政进行审核,一般需要五天左右时间。而现在是行政部门部门按照财务部门给的格式提供考勤信息,然后直接导入系统,让系统计算个人所得税、各种应扣款等等,然后计算好后再让行政核对。如此处理的话,时间从五天变为了两天,而且,准确率也大大提高了。

  2、不但财务部门可以利用财务管理系统,其实其他部门也可以享受财务信息化管理所带来的果实。如在以前,采购员需要查询供应商未付款或者未结帐明细,都需要向财务人员求助。而有时候,遇到财务人员忙或者心情不好的情况,还要受他们的白眼。这也是很多企业财务部门跟采购部门水火不容的一个重要原因。如现在直接通过数据库制作一张报表(有时候出于安全或者端口的限制,往往不会直接在财务部门以外的部门安装财务软件的客户端),反应供应商的应付帐款以及付款计划表。如此的话,才有人员在有需要的时候,可以自主的查询。再如,对于销售人员来说,业务员也可以利用应收帐款余额表,查询自己负责客户的应手帐款余额表以及哪些已经到期了、哪些未到期;而且,也可以利用报表了解自己的负责的客户这个月回款额为多少,可以拿到多少提成等等。

  可见,我们只要采取一些小小的技巧(不过这些一般都需要企业用户自己实现,实施顾问是不会帮助企业完成的),就可以扩展财务管理系统的应用效果,让其他部门人员也能够享受到财务信息化管理所带来的效果,而且,还可以实现管理的公开与透明化,减少部门之间的矛盾,缓解部门之间的孤岛现象。

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关键词:财务管理            

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