为统一管理，公司所属各单位根据业务需求在年度预算制定时，就将欲采购软件申请提交到信息技术部，信息技术部根据公司整体信息规划决定是否批准这些预算，对于不同项目提出的相同软件需求，还可以全盘考虑，统一采购，进而降低成本。

　　当软件购置后，由信息技术部负责保存原件，并登记造册，对于无法复制、原件必须由最终用户保存的，要求使用单位指定专人保管，并在信息技术部备案。对于软件的许可证，信息技术部集中做备份，等具体项目结束时，软件产权归信息技术部，由其根据实际情况进行企业内部再分配，避免了软件随项目结束或其他人为原因而流失的现象。

　　同时，在软件使用过程中，信息技术部作为IT技术部门，都会结合软件和IT实际给使用单位提出具体的技术性建议，减少了软件使用中的摸索，提高了软件应用水平。

　　实践证明，自预算、采购到售后支持等各环节的软件集中管理，有利于企业降低软件成本，减少盲目投资，减少软件流失，提高软件应用水平。同时，信息技术部，还可根据企业不同核心应用软件的实际使用情况，对日后的ERP资源整合提供技术性依据，以保证企业软件规划与企业信息化战略的一致。

　　2.严格软件验收

　　为保证采购软件质量，我们制定了软件验收制度及具体验收流程。软件安装验收采用自验收和最终验收来实施，自验收工作由使用单位组织，参加人员包括使用人员以及软件产品的技术或开发人员。

　　最终验收工作由信息技术部负责组织，参加人员包括软件使用单位相关工作人员、采购人员、信息技术部工作人员、软件产品的销售及技术人员代表等。验收工作依据采购合同、软件需求说明书及变更说明书等相关文档，并将验收结果作为软件购置费用财务核销的重要依据。

　　3.监督软件支持

　　软件资产可进一步分解为使用权和厂商对产品的技术支持，那么对后者如何管理也是问题。最终用户大多数只知道具体的使用，软件只要不出问题基本不会想到技术支持，对于什么免费升级等服务以及由此带来的真正便利，他们往往意识不到。

　　因此，我们信息技术部根据合同签定的技术服务内容，及时督促技术支持权利的实现，如项目管理软件P3EC，一般具有免费一年升级的技术服务，而这种昂贵软件的版本升级为企业后续工作带来的实际价值不是无足轻重的。但作为最终用户，往往由于多种原因，忽视了这种服务，当意识到时，或许已经超出了时间限制，无形中造成了软件资产的流失。

    4.统一软件培训

　　软件培训有免费培训和收费培训等，并且有些软件的培训费用还相当昂贵。

　　为降低培训成本，提高培训质量，有必要统一软件的培训工作。我们的软件培训工作一方面是根据软件使用单位的培训需求来组织，另一方面也会根据企业管理实际来主动超前组织一些软件培训，并在软件培训工作中，我们都会从技术角度和信息技术支持方面做出努力。

　　如我公司近期组织了P3EC软件培训，方式不是将员工零散的派出，而是将讲师请进来。并且在培训实施前，我们协同项目管理部门，根据我公司工作实际，和培训讲师进行了多次沟通，充分保证了培训的针对性和培训质量。

　　此外我们利用VOD视频课件系统，将全程培训做成了VOD课件为各海外项目部进行分发，这样让员工培训随时随地都可进行，并大大降低了总体培训成本。

　　最终用户大多数只知道具体的使用，软件只要不出问题基本不会想到技术支持，对于什么免费升级等服务以及由此带来的真正便利，他们往往意识不到。