项目遭遇数据问题
在项目前期,经过eHR培训与需求调研,项目组成员,包括总部人事与试点分公司人事部门体会到了新工作方式的优越性,参与的积极性很高。随着项目进程的深入,问题逐步开始暴露,特别是5月份新老系统开始并行使用后,系统中的数据问题一下子显现了出来。
首先是数据不准确,系统目前组织、职位、人员数据均是由老系统中进行导入,由于老系统数据只是为了用于工资计算,其他不影响工资计算的人事数据的准确性差,导致目前新系统中数据人员的所在部门、所在职位大部分都与当前企业实际组织架构不符合,急需进行校对;
其次是数据不规范,集团、分子公司人事数据的不规范,对组织、职位、职务的命名和规范的不一致,导致在新系统内人事数据无法统一,数据统计接口也无法保持一致;另外,新系统和老系统在部分重要人事数据上存在数据格式不匹配,也使得部分人事数据无法进行导入。
再次是历史数据整理问题。为了有效的使HR系统成为公司的核心系统,给领导予以决策支持相关数据,要求系统能提供人事、薪酬等相关的纵向和横向的对比统计分析,这需要将公司从2003年以来的历史数据整理导入进系统,然而历史数据整理要结合电子数据、手工记录进行,工作量巨大,象老鼠拉乌龟异常缓慢。
另外,如何分配集团、分子公司的HR二级管理权限体系、对系统功能性和操作简便性方面也带来了一些影响。
新系统的困境
随着5月份新系统上线并行使用所暴露的HR数据问题,6月、7月项目组一直在进行弥补。比如对于新系统数据的不准确与不规范,项目组将人事数据导出成excel并下发到各个业务部门与分公司进行核对,并重新进行导入更新。
然而,由于业务部门与分公司人员问题,收集上来的人员数据不规范,集中体现在部分关键信息缺失,如职位、职务、人员异动信息的缺失;大部分HR信息不符合HR管理要求,如一些业务部门收集上来的人员职位除了主管就剩下文员。
通过项目组人员的后续反复指导,在信息收集上来以后,发现由于系统在5月份已经开始并行操作,如果将调整后的数据导入新系统,必然要先导入老系统,否则两个系统数据不匹配。
数据导入技术问题,由于新老系统的部分数据无法导入(主要为一些公司的个性信息),IT部门要求供应商进行开发以保障系统进行下去,然而供应商认为这部分内容在标准产品以外,要求进行手工录入。
HR部门普遍反映所有日常所有工作均反映在新老系统的切换之中,浪费了大量的工作时间,同时新系统的数据不准确与操作复杂性导致工作效率底下,使用户对系统数据维护失去信心,从而项目组布置下达任务一拖再拖,而系统也成为“用户不愿意使用或者痛恨”的系统。
由于数据一直没有校对正确,原计划要进行全员推广的人事流程、员工自助服务业一直不能得到应用,薪资计算无法进行;从而拖累了相应,培训、绩效等其他模块的启动。